Smart biznes – jak wybrac sposób dostepu do przechowywanych dokumentów?

Prawidłowe przechowywanie dokumentów w firmie to niezwykle ważne i odpowiedzialne zadanie. W większości przedsiębiorstw korzysta się z archiwów elektronicznych, które znacząco ułatwiają pracę i zwiększają jej efektywność. Jednak nie każdy może mieć dostęp do ważnej dokumentacji, dlatego należy bardzo uważnie wybrać sposoby dostępu.

Jakie zalety ma elektroniczne archiwum w firmie?

W dobie informatyzacji coraz więcej osób docenia zalety elektronicznego obiegu dokumentów w firmie. Przeznaczone do tego systemy pozwalają na efektywne przechowywanie dokumentów. Jednak zanim takie rozwiązania zostaną wdrożone należy odpowiednio opisać każdy dokument i nadać mu etykietę identyfikującą. Dzięki temu możliwe będzie bardzo szybkie odszukanie konkretnego dokumentu wśród setek czy tysięcy innych. Pozwala to skutecznie przyspieszyć pracę, ponieważ dokumenty są od razu umieszczane w archiwum i dostępne dla pracowników.

Oczywiście elektroniczne archiwum ma także wiele innych zalet. Niewątpliwym atutem takiego rozwiązania są znacznie niższe koszty niż w przypadku prowadzenia tradycyjnego, papierowego archiwum. Co więcej, wystarczy zaopatrzyć się w odpowiednie oprogramowanie, aby móc szybko wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w nawet największej firmie. Korzystanie z takich rozwiązań jest szczególnie ważne w firmach, które mają rozproszone oddziały. Wystawiona w jednym oddziale faktura od razu umieszczana jest w systemie, dzięki czemu uprawnione osoby mają do niej dostęp i w razie potrzeby mogą ją wydrukować.

Jakie dokumenty wymagają szczególnej ochrony?

Istnieją jednak dokumenty, do których dostęp musi być ściśle ograniczony. Dotyczy to przede wszystkim akt osobowych pracowników. Zgodnie z obowiązującymi przepisami pracodawca jest zobowiązany do ochrony danych osobowych zatrudnionych osób. Co więcej, każdy pracownik musi mieć możliwość wglądu do swoich akt osobowych do momentu zakończenia stosunku pracy. Nie ma on jednak prawa do wprowadzania jakichkolwiek zmian w dokumentacji.

Na pracodawcy spoczywa obowiązek zabezpieczenia danych pracowników w taki sposób, aby były one zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem. Z tego właśnie względu dostęp do archiwum elektronicznego musi być ściśle nadzorowany. Konieczne jest wprowadzenie odpowiednich zabezpieczeń i zdefiniowanie uprawnień, dzięki którym możliwe będzie przetwarzanie danych zgodnie z przepisami.

Jednak do niektórych dokumentów mogą mieś dostęp wszyscy pracownicy. Dotyczy to przede wszystkim NIP, REGON czy KRS. Dostęp oznacza, że dokumenty te są do wglądu, ale nie ma możliwości ich edycji czy usunięcia. Zdecydowana większość dokumentacji powinna być dostępna wyłącznie dla zarządu lub osób, które zajmują się prowadzeniem księgowości. Wskazane jest, aby sposób dostępu oraz uprawnienia do dokumentu były określone na przynajmniej trzech poziomach:

– typ/klasa dokumentu,

– użytkownik,

– uprawnienia do pojedynczego dokumentu.

Należy przy tym pamiętać, że każde archiwum elektroniczne, w którym są przechowywane elektroniczne faktury, musi spełniać wymagania określone przez Ministra Finansów.

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *